HANDLING EMAILS

Everybody has its own style, but there are some important facts you should consider:

  1. e-mailAn email is not a letter. Those of the old school, please, forget about the flowers of speech. One emails because he wants to be efficient, short, direct, clear, straight…
  2. Answer every single email (except junk and advertising of course), sometimes a short “Okay” or “Got it” is good enough.
  3. Answer straight away. Once you open an email next step is action. Reply and do what you are supposed to do.
  4. Never read an email, close it and go back to it when it suits you. You will have to read it again, what a loss of time!
  5. Last in first out. That’s how you deal with your emails.
  6. Emails you don’t deal with instantly have to be marked – “take action”, “to read” etc.
  7. Your inbox should be almost empty at the end of the day.
  8. MOST IMPORTANT is to reply whenever possible immediately. Not replying or a late reply means, disrespect, you don’t care, not interested in making business, you haven’t understood how business works today.
  9. All the above is correct, but you will always have to consider with whom you are dealing. If you know how a person clicks you have to respond to that person in a way that pleases that person. Never ever forget that people from different countries have a different background and savoir faire can be understood very differently.

You would normally expect 10 points wouldn’t you? But there is nothing more to say and if there is nothing more to say, just leave it…

How do you deal with your emails?

UMGANG MIT EMAILS

Jeder hat seinen ganz eigenen Stil aber es gibt da einige Regeln die man trotzdem einhalten sollte:

  1. Eine Mail ist kein Brief. Wer noch Korrespondenz nach der alten Schule erledigt sollte bei Mails besser auf überflüssige Floskeln verzichten. Wir schreiben eine Mail weil wir effizient, kurz, direkt, klar und geradeaus sein wollen.
  2. Du sollst jede einzelne Mail (außer Junk und Werbung) beantworten. Oft reicht ein kurzes „Okay“ oder „wird erledigt“.
  3. Antworte sofort. Sobald ich eine Mail öffne heißt der nächste Schritt Maßnahmen ergreifen. Antworten und ausführen was von einem erwartet wird.
  4. Du sollst nie eine Mail lesen, sie wieder schließen und dich später darum kümmern. Du wirst sie erneut lesen müssen und das ist 100%-iger Zeitverlust!
  5. Zuletzt rein, zuerst raus. So geht man mit Mails um.
  6. Mails um die du dich nicht sofort kümmerst müssen markiert werden, z.B. mit “take action” oder “lesen” etc.
  7. Am Ende des Tages sollte deine Inbox praktisch leer sein.
  8. SEHR WICHTIG, du sollst wenn immer möglich sofort antworten. Nicht antworten oder später antworten wird als Respektlosigkeit gedeutet, es ist dir gleichgültig, du bist an einem Geschäft nicht interessiert, du hast nicht begriffen wie das heutige Geschäftsgebaren funktioniert.
  9. Alles was du bis jetzt gelesen hast ist korrekt aber es ist trotzdem wichtig sich zu überlegen mit wem man es zu tun hat. Kennst du jemanden gut dann weißt du was er hören will, also gib es ihm und du sollst nie außer Acht lassen, dass der alte Spruch andere Länder andere Sitten auch im schriftlichen Umgang mit Menschen zutrifft.

Jetzt hast du sicherlich einen Punkt 10 erwartet oder etwa nicht? Aber da gibt es einfach nichts mehr zu sagen und wenn es nichts mehr zu sagen gibt, gibt es einfach nichts mehr zusagen, also lass es…

Wie gehst du mit Mails um?

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