E-MAIL INBOX

e-mailMy goal has always been to empty my e-mail inbox 100% by the end of the day. Absolutely hilarious to even think about it! But there are certain things you can do to turn your inbox into a happier place.

  1. Send less e-mails out yourself. Instant messages and the good old phone call can get you the information you need NOW.
  2. Think before you send an e-mail off. Only very few people are able to think ahead and if you get used to think before you answer, you can cut your e-mail flow down to almost half. You get an inquiry, don’t only answer to the question in that inquiry, try to see the whole picture, think global, give as much information as you possibly can and always be as straight as possible.
  3. Use the “mark as unread” tool for unimportant mails and get back to them at the end of the day. You will be quickly done with those and it is worth to stay 5’ longer. You will be astonished how your inbox cleans up.
  4. Always acknowledge e-mails with a short note. It helps you and the other person to cut down e-mail flow.

On average, people receive 121 business emails a day. By 2018, that number is projected to reach 140. I guess we should all think about ways to cut down e-mail traffic and free time for more valuable things. Especially in-house traffic in companies needs to be changed. Any suggestions?

E-MAIL POSTEINGANG

Es war immer schon mein Ziel, meinen E-Mailposteingang am Ende des Tages 100%ig geleert zu haben. Ein absolut idiotischer Gedanke, ich weiß. Es gibt aber einige Dinge die dir helfen deinen Posteingang in einen zufriedeneren Ort zu verwandeln.

Beginne damit selber weniger Mails zu versenden. Instant Messaging und das gute alte Telefon sind Alternativen und sie verhelfen zu SOFORTIGEN Informationen.

  1. Denken kommt vor senden. Es gibt nur wenige Leute mit der Gabe vorausdenken zu können. Wenn du denkst, bevor du antwortest kannst du deinen E-Mailverkehr praktisch um die Hälfte senken. Das nächste Mal, wenn die eine Anfrage erhältst, dann beantworte nicht bloß die Frage. Scheuklappen weg, denke global und sende so viel Information wie möglich, drücke dich klar und deutlich aus.
  2. Brauche das Tool „als ungelesen markieren“ für Mails die nicht weiter wichtig sind und kümmere dich am Ende des Arbeitstages darum. Solche Mails sind meist rasch erledigt und es lohnt sich 5 Minuten länger zu bleiben. Du wirst staunen wie rasch sich dein Posteingang leert.
  3. Bestätige den Erhalt von E-Mails mit einer kurzen Antwort. Es hilft dir sowie auch dem Sender den E-Mailfluss zurückzuschrauben.

Im Durchschnitt erhalten wir 121 geschäftliche E-Mails täglich. Die geschätzte Zahl für 2018 liegt bei 140. Ich glaube es lohnt sich darüber nachzudenken, wie wir unsere E-Mails drastisch verringern können. Wir gewinnen dadurch wertvolle Zeit für wichtigere Dinge. Vor allem der „E-Mail-Inhouse-Traffic“ führt in gewissen Unternehmen zu lächerlichen E-Mail-Lawinen. Hat jemand weitere Ideen wie wir die E-Mailflut stoppen können?

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